Oggetto: Gestione dati sensibili e posta elettronica certificata
La gestione dei dati sensibili in formato elettronico è una delle problematiche ancora non ben
recepite, specialmente quella inerente alla certificazione medica del dipendente in MIPG Web.
Sebbene la disposizione della Direzione Centrale della Sanità del 13.09.2022, prot.
16006/2022, abbia specificatamente indicato il MIPG come “un sistema informativo valido e quanto
prezioso, che consente di abbattere gli oneri amministrativi favorendo nel contempo la gestione
informatica dei documenti”, la seconda parte della circolare definisce il flusso documentale dei
certificati non ragionevolmente funzionale, andando in parte contro l’attuale normativa CAD.
Tra le tante difficoltà vi è quella relativa all’amministrazione materiale del certificato medico
cartaceo da consegnare in ufficio anche quando, come specifica la circolare, il certificato può essere
anche sottoscritto con firma digitale che, una volta stampato, perde qualsiasi certificazione digitale
senza possibilità di riscontro di autenticità.
La Circolare in questione, a nostro avviso, è da aggiornare, sopra tutto in forza delle nuove
funzionalità del sistema MIPG, che permette al medico di interagire su differenti Aree Organizzative
Omogenee, evitando così la trasmissione via PEC del certificato che, ad ogni passaggio, viene
duplicato rendendo lo stesso documento difforme l’uno dall’altro.
Inoltre, se intendiamo raggiungere una vera semplificazione di questa materia, questa OS
auspica di intraprendere un percorso che porti, anche per i dipendenti della Polizia di Stato, alla
certificazione medica esclusivamente elettronica.
In attesa di un eventuale processo completamente elettronico, la gestione dell’attuale
certificato cartaceo potrebbe ottimizzarsi solo con uno studio del flusso documentale a cura di esperti,
sul piano della vera e propria materia sanitaria, legislativa e conoscenza tecnica delle funzionalità
dell’applicativo MIPG. Tale ottimizzazione porterebbe, oltre alla riduzione l’impiego di persone e
uffici impegnati alla trattazione del dato sensibile, alla tempestiva visione del certificato del
dipendente al medico di competenza. Cosa che, allo stato attuale, il sanitario è l’ultimo a leggere il
documento.
Per evitare, inoltre, il duplicarsi del lavoro, anche in questo caso è auspicabile una
cooperazione applicativa tra MIPG e GUS-N, così da evitare di alimentare due sistemi informatici
con la stessa informazione, con il concreto rischio di difformità.
A tal riguardo la scrivente O.S. ritiene che sarebbe quanto mai necessario ribadire i passaggi,
gli strumenti e il personale deputato alla trattazione e visione dei citati certificati medici.
È bene ribadire che i certificati medici, come da richiamata circolare, possono e devono essere
gestiti con lo strumento MIPG Web, anche in forza alla obbligatoria protocollazione in entrata
elettronica.
Inoltre, con la funzione obbligatoria di criptazione MIPG del file, il sistema garantisce
un’ulteriore sicurezza anche quando, per un prevedibile errore, viene collocato in un’area “pubblica”.
Anche in tale ipotesi l’utente che potrà aprire il file sarà solo colui accreditato con profilo di
trattazione dato sensibile, mentre agli altri sarà impossibile consultare il documento (situazione questa
che è bene ribadire). Pertanto la riservatezza del dato NON è certamente garantita dalla posizione del
file, ma soprattutto dal profilo MIPG dell’utente.
Altra problematica che influisce gravemente sulla riservatezza della documentazione, è quella
relativa alla diminuzione degli indirizzi PEC degli uffici. Allo stato attuale, infatti, mancano caselle
di Posta elettronica certificata per gli Uffici Affari Generali che, di sovente, si trovano a gestire
documentazione sensibile e soggetta a riservatezza.
Con l’utilizzo sempre più massivo del sistema MIPG, si impone, alla gran parte dei dipendenti,
di dover provvedere a spedire la documentazione prodotta e/o lavorata. Pertanto, molti, se non tutti,
sono accreditati sullo stesso indirizzo PEC e, non potendo differenziare l’accesso tra la visione di
posta in entrata e posta in uscita, tutti possano consultare i documenti contenuti, compresi quelli
sensibili e soggetti a riservatezza.
Ci si interroga poi, su chi debba rispondere, in caso di contestazione di violazione della
privacy, laddove siano stati eliminati canali riservati alla trasmissione di documenti sensibili e
riservati esterni alla AOO.
Pertanto, chiediamo di fornire, quanto prima, caselle specifiche di posta elettronica certificata
a tutti quegli uffici che devono trattare dati sensibili, quali ufficio sanitario, Ufficio Affari Generali
ecc. che solitamente trattano materie inerenti al personale dipendente.
Si chiede altresì la possibilità di valutare la creazione di una casella PEC specifica per le sale
operative delle questure e delle specialità che, nelle piccole e medie realtà, sono gli unici uffici
funzionanti H24 al fine di poter ottimizzare le comunicazioni urgenti in orari particolari, così da
ottemperare agli obblighi di protocollazione, anche quando non è presente personale addetto.
Per quanto esposto questa OS rimane a disposizione per qualsiasi ulteriore chiarimento in
merito, sempre in un’ottica di costruttiva collaborazione.
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